بودجه چيست؟
عبارتست از يك ابزار مديريتي براي طراحي فعاليت هاي آينده مديريت كه شامل برآورد فروش, هزينه ها, توليد و غيره مي باشد. بودجه بندي براي مشخص كردن نتايج مورد انتظار كسب و كار و خطوط عملياتي ممكني كه در آينده بايد براي دست يابي به اين نتايج پيموده شود انجام مي شود.
نتايج مورد انتظار يا به صورت دوره هاي مالي و يا ساير ارقام از قبيل كميت توليدات برحسب واحد, نفر ساعت, ساعات كار ماشين و غيره برنامه ريزي مي شوند. بودجه بندي را مي توان به صورت «پيش بيني برنامه عمليات بر اساس بازدهي مورد انتظار عمليات» تعريف نمود.
بودجه بايد بر اساس نيازهاي برآورد شده آتي براي يك دوره زماني مشخص بنا شود. بودجه بايد با كمك اطلاعات آماري قبلي آماده شود. بنابراين بودجه بندي را همچنين مي توان به صورت زير تعريف نمود :
«
پيش بيني و طــرح ريزي دوره زماني بعدي بــا استفاده از تجــربه قبلي و گرايش هاي بازار و موقعيت فعلي».
بودجه از پيش استانداردهاي عملكرد را براي هدايت كوشش ها و فعاليت ها در كسب و كار تأمين مي كند. از آنجا كه بودجه ها استاندارد هاي عملكرد را تأمين مي كنند, در نتيجه تبديل به مبنائي براي كنترل مي شوند. كنترل مورد استفاده براي اجراي بودجه «كنترل بودجه» ناميده مي شود. بنابراين بودجه بندي به نقش برنامه ريزي مديريت مربوط مي شود, در صورتي كه «كنترل بودجه» شامل نقش كنترل در سازمان مي شود.
اهداف بودجه بندي :
بودجه بندي اهداف اصلي زير را دنبال مي كند:
. ارزيابي دوره اي سياست هاي مديريت(1
ايجاد مبنائي براي بررسي دستاوردهاي صنعت. (2
. كنترل هزينه ها در بخش هاي مختلف(3
ايجاد برنامه اي براي پيشرفت سيستماتيك.(4
اتخاذ مبنائي براي هزينه كردن سرمايه.(5
ايجاد مبنائي براي كنترل كاركرد بخش هاي مختلف مربوط به سازمان(6 (تجاري) از طريق بازبيني بازدهي و صرفه اقتصادي آنها .
مزيت هاي بودجه بندي :
بودجه بندي به خاطر دارا بودن مزيت هاي زير از هر نظر حائز اهميت زيادي است:
مسئوليت عملكرد بخش ها تثبيت مي شود. بنابراين كنترل لازم را (1 روي تغيير و تحول مسئوليت اعمال مي كند.
موقعيت اقتصادي سازمان مربوطه مشخص و روشن مي شود(2
كنترل عملكرد و بازدهي صنعت انجام مي شود(3
با كنترل تمام سطوح سازمان, مديريت بهبود مي يابد. بنابراين بازدهي(4 نيز بهبود مي يابد. در هنگــام دريافت وام از بانك ها نشان دادن بودجه اهميت زيادي دارد بــه طوريكه مــا مي توانيم از موقعيت مالي سازمان(5 مربوطه آگاه شويم .
به سياست گذاري هاي دوره هاي آتي كمك مي رساند.(6
تعيين نمودن قيمت محصول مفيد است .(7
الزامات بودجه :
به منظور آماده سازي بودجه, ملاحظات زير بايد رعايت شوند: تخصيص اختيار و مسئوليت : (a
به منظور حصول يك بودجه بندي مطلوب, نظم و ترتيب مناسبي براي دادن مسئوليت و اختيار اتخاذ مي شود. به اين منظور يك كميته بودجه مركب از نمايندگان تمام بخش هاي سازمان تشكيل مي شده و يك متصدي بودجه به عنوان هماهنگ كننده منصوب مي شود. مسئوليت او گرفتن گزارشات دوره اي از بخش هاي مختلف و كنترل نمودن اينكه تمام بخش ها برآوردهاي مربوط به خود را با داده هاي مويد كافي آماده كنند مي باشد.تعيين شفاف سياست هاي شركت : (b
براي آماده سازي يك بودجه مطلوب, آگاهي از سياست هاي شركت اهميت زيادي دارد. پس از دانستن اين سياست ها, بودجه با در نظر گرفتن تأثير سياست ها در هر بخش آماده مي شود.
:
اطلاعات هزينه ها (c
در هنگام آماده سازي بودجه, تمام اطلاعات مربوط به بودجه حائز اهميت مي باشند. بودجه تنها پس از دانستن هزينه هاي توليد محصول و ساير سياست هاي مربوط به حاشيه سود وغيره قابل آماده شدن است .
دسته بندي انواع بودجه :
انواع اصلي و مهم بودجه عبارتند از <6نوع>، فروش، توليد، مالي، سرمايه گذاري و موجودي نقدي که به قرار زيرند:(1) بودجه كل :
در مورد سازمان هاي بزرگ, بودجه كل و مفصل بودجه بزرگي است . بنابراين يك خلاصه جداگانه آماده مي شود كه مروري بر تمام طرح ها, سياست ها و تأثيرات آنها بر روي سازمان تجاري را ارائه مي كند. بودجه خلاصه شده كل سازمان با عنوان «بودجه كل» ناميده مي شود. بودجه كل چارچوب عملكردهاي قابل انتظار در بخش هاي مختلف سازمان تجاري را مشخص مي كند. هدف بودجه كل عبارت است از حفظ هماهنگي كلي در برنامه هاي تحت بودجه كه همچنين توسط مديران رده بالا براي اعمال كنترل موثر بر سازمان تجاري مورد استفاده قرار مي گيرد. براي تعيين بودجه كل, ابتدا بودجه بخش هاي مختف جهت تركيب در بودجه كل تعيين مي شود.
(2) بودجه فروش : اين بودجه درآمدهاي حاصل از محصولاتي كه به احتمال زياد فروخته خواهند شد و هزينه هاي فروش را ارائه مي كند. پيش بيني فروش مي تواند بر اساس گزارشات دريافت شده از مدير فروش انجام شود كه كميت تقريبي محصولاتي كه احتمالاً در ناحيه وي به فروش خواهند رفت را مشخص مي كند. بودجه هزينه هاي فروش با برآورد هزينه هاي تبليغات, تجزيه و تحليل بازار, حقوق مديران فروش, هزينه هاي دفتري وغيره آماده مي شود. گزارشات ثبت شده قبلي در آماده سازي بودجه فروش بسيار مفيد واقع مي شوند. بودجه فروش نقطه شروع در برنامه ريزي بودجه است, زيرا فروش عبارتست از فعاليت هاي اصلي كه به تمام فعاليت هاي اصلي ديگر در سازمان شكل مي دهد.فروش و توليد فعاليت هاي اصلي يك سازمان توليدي هستند و همه فعاليت هاي ديگر يك نقش كمكي را در سازمان ايفا مي كنند. بدون طرح ريزي فروش هيچگونه برآورد آتي درباره فعاليت هاي جانبي در سازمان قابل انجام نيست. حتي بين دو فعاليت اصلي فروش و توليد, اين فروش است كه جريان توليد را در تمام سازمان تجاري تنظيم مي كند.هدف اوليه سازمان تجاري عبارتست از كسب موقعيت خوب در بازار و اين موقعيت بازار مستلزم آنست كه فروش جايگاه بودجه شماره يك را داشته باشد.(3) بودجه توليد :
اين بودجه جهت حصول اطمينان از برآورده شدن نيازهاي بخش فروش آماده مي شود. در اين بودجه زمان توليد و زمان ارسال كالاي توليد شده مشخص مي شود. اين بودجه همچنين شامل پرداخت هاي احتمالي و نگهداري كالاهاي توليد شده مي باشد. بودجه توليد با در نظر گرفتن نيازهاي فروش و ظرفيت كارخانه آماده مي شود.علاوه بر اينها, هدف بودجه توليد, تضمين اقتصادي بودن توليد محصولات و حداكثر استفاده از تسهيلات توليد از طريق يك عمليات روان مي باشد هزينه توليد يك مسئله مهم در توليد است و اثر گذاري تلاش هاي برنامه ريزي را تعيين مي كند. راه اصلي كاهش هزينه ها همانا تضمين حداكثر استفاده از تسهيلات و امكانات توليد و حصول هماهنگي كامل در روابط كاري آنها مي باشد و اين همان كاري استكه در ساختار توليد انجام مي شود. (4) بودجه مالي
اين بودجه خلاصه پول هاي دريافتي و پرداختي در طي دوره بودجه را ارائه مي كند. بودجه مالي, ميزان سود و زيان و موقعيت نهائي موسسه را در انتهاي دوره بودجه پيش بيني مي كند. بنابراين بودجه مالي به مديريت در برنامه ريزي بلند مدت ياري مي رساند. اين بودجه براي استفاده اعضاي مديريت رده بالا آماده مي شود تا از ميزان سود دهي يك برنامه بودجه بندي اطلاع يابند. اين بودجه كاربردي در سطوح پائين تر سازمان ندارد. كنترل بودجه بدون كمك بودجه مالي قابل اعمال كردن نيست.(5) بودجه سرمايه گذاري :
بودجه سرمايه گذاري با هدف يك سرمايه گذاري برنامه ريزي شده و به موقع در سازمان تجاري آماده مي شود. به منظور حصول اطمينان از در دسترس بودن به موقع سرمايه و براي اجتناب از بروز مانع در كارهاي روزمره سازمان تجاري, اين بودجه چارچوب سرمايه گذاري آينده در يك دوره بلند مدت را مشخص مي كند. براي بدست آوردن دستگاه هاي جديد, ماشين ها و ساير امكانات توليد, سازمان تجاري به سرمايه گذاي اضافي نيازمند است. سرمايه گذاري براي سالي كه در پيش است طراحي شده و از طريق آماده سازي اين بودجه تأمين مي شود به خاطر اين بودجه از تمام تنش ها و تقلاها اجتناب مي شود و سازمان تجاري بدون آمادگي براي اين وضعيت تحت فشار قرار نمي گيرد.(6) بودجه موجودي نقدي :
بودجه موجودي نقدي به منظور برنامه ريزي دريافت ها و پرداخت هاي نقدي احتمالي در طي دوره زماني بودجه آماده مي شود. اين بودجه موقعيت موجودي را به صورت ماه به ماه و يا حتي در بعضي از وارد به صورت هفته به هفته تجزيه و تحليل مي كند. هدف از بودجه موجودي نقدي حصول اطمينان از تأمين نقدينگي به صورت ثابت براي برآورده نمودن نياز روز به روز سرمايه گذاري و پرداخت تعهدات جاري سازمان كسب و كار مي باشد. اين بودجه از لحاظ مادي در جهت پرداخت هاي سنگين براي خريد دارائي هاي غير منقول, پرداخت بهره و سود سهام در مواقع بازخريد اوراق قرضه و سهام بدون ايجاد هرگونه اختلالي در كاركرد عادي يك موسسه تجاري ياري مي رساند.(7) ساير بودجه ها :
علاوه بر بودجه هاي فوق الذكر, بعضي بودجه هاي ديگر هم در صنايع بزرگ تهيه و آماده مي شوند. اين بودجه ها عبارتند از بودجه مواد اوليه, بودجه نيروي انساني, بودجه تحقيقات و غيره .
خلاصه بودجه :
براي آماده كردن يك «خلاصه بودجه», سه سند مختلف مانند (1) بودجه كل (2) اظهارنامه درآمدهاي بودجه و (3) برگ موازنه بودجه مورد استفاده قرار مي گيرند.
بودجه كل نتايج مورد انتظار تمام بودجه هاي حمايت كننده را به يكديگر ملحق نموده و شامل اهداف فروش,اهداف توليد و اهداف ساير فعاليت ها مي باشد. بودجه كل به تنهائي قادر به نشان دادن سود زائي برنامه بودجه بندي نيست. بنابراين به منظور اطمينان يافتن از درآمدهاي آينده در طي دوره بودجه, «بودجه دخل و خرج» به شكل مناسبي تهيه مي شود و در آن هم نتايج تجاري و هم نتايج خالص با اصطلاحات مالي بيان مي شود. گاهي هم لازم است كه به جاي آن يك اظهارنامه درآمدها به طور جداگانه براي برآورد نمودن درآمدهاي آتي موسسه تجاري تأليف شود. بودجه دخل و خرج ضرورتاً با موقعيت مالي سازمان تجاري كه در برگ موازنه ذكر مي شود رابطه دارد.
برگ موازنه بودجه براي نشان دادن اختلافات بين دارائي ها و بدهي ها كه در اثر نتايج برنامه بودجه بندي بوجود مي آيد آماده مي شود. برگ موازنه بودجه و اظهارنامه درآمدهاي بودجه با استفاده از داده هاي موجود در بودجه كل آماده مي شود.اين بدان معناست اظهارنامه درآمدها و برگ موازنه مالي آينده ترجمان «بودجه كل» هستند و اين سه سند در مجموع «خلاصه بودجه» را تشكيل مي دهند تا مديريت رده بالا از آن به عنوان ابزاري براي كنترل سازمان تجاري استفاده كنند.
كنترل بودجه :
از آنجا كه ما قبلاً بودجه را با تعريف «برآورد نيازهاي آتي فعاليت هاي سازمان تجاري طي يك دوره مشخص» مورد بحث قرار داديم, بنابراين اتخاذ فرآيندي با نام كنترل بودجه بسيار مفيد خواهد بود كه عبارتست از «فرآيند مقايسه نتايج حقيقي با داده هاي بودجه مربوطه براي درك علت حقيقي اختلافات». كنترل بودجه را همچنين به زير تعريف كرد : «فرآيندي كه يك استاندارد حقيقي را با نظارت دقيق حتي الامكان نزديك به يك استاندارد از پيش تعيين شده نگه مي دارد.»كنترل بودجه براي آگاهي از گستره منافع يا زيانهائي كه در حال وقوع هستند مفيد است.
مزيت ها :
بودجه و كنترل بودجه مزيت هاي زيادي را براي عملكرد يك سازمان صنعتي تحت مسئوليت در بر دارد. بعضي از نتايج مهم آن عبارتند از:
. اهداف سازمان تجاري را به وضوح مشخص مي كند(1
. به طرح ريزي براي دست يابي به اين اهداف مدد مي رساند(2
. به تعيين سياست هاي سازمان تجاري كمك مي كند(3
اطلاعات كاملي را از پيش درباره مقدار سرمايه مورد نياز براي دوره(4 زماني بودجه در اختيار مي گذارد.
به كنترل كردن موقعيت مالي موسسه تحت مسئوليت كمك مي رساند.(5
به مديريت در جهت كنترل نمودن دلائل عدم بازدهي كمك مي كند.(6
همكاري در بين مقامات اجرائي مختلف را در جهت تعيين سياست ها(7 و برنامه هاي آتي ارتقاء مي بخشد.
.
به عنوان ابزاري براي مديران اجرائي عمل مي كند(8
مشخص مي كند كه چه وقت براي دست يابي به نتايج دلخواه به عمل(9 مديران نياز هست.
به اندازه گيري عملكرد هر بخش سازمان تجاري كمك مي كند.(10
كنترل مديريت را متمركز مي كند.(11
شرايط اساسي براي اعمال كردن كنترل بودجه:
شرايط اساسي براي اعمال كنترل بودجه عبارتند از:
تمركز بر اهداف(1
ثابت بودن نمايندگان بخش ها (2
اهداف مناسب(3
دوره زماني مناسب (4
ارتباط بين مقدمات برنامه ريزي (5
آمادگي انعطاف پذيري(6
تمركز بر اهداف : (1
بودجه بندي بايد بر مبناي اهداف و سياست هاي سازمان تجاري انجام شود. اگر اهداف در بودجه مورد تأكيد قرار نگرفته باشند, بودجه تنها تلاش هاي بي هدفي را بر مي انگيزد و تلويحاً به معناي چيزي بيش از پيش حسابرسي معاملات مورد انتظار در سازمان تجاري نيست.
لازم است كه به منظور شكل گيري و اجراي بودجه بندي, وظايف (2 مسئوليت هاي ثابتي به مديران در سطوح مختلف سازمان واگذار شود. كل بودجه به عناصر جزئي خرد شده و با اجزاء سازماني تطبيق مي يابد. با اين كار هر عضوي از مديريت مي تواند از آن بخش خاص از بودجه كـل كه به او سپرده شده است و زماني كه از او براي تكميل كار انتظار مي رود اطلاع مي يابد.بـراي حفظ هماهنگي و همـكاري لازم بيـن عمليات دو يا چند بخش در سازمان , بودجه هاي بخش ها در يك بودجه كل براي تمام سازمان به عنوان يك كل واحد تركيب و در هم تنيده مي شود.
اهداف مناسب: (3
در مسائل مربوط به تنظيم اهداف بودجه بايستي كنترل هاي مناسب و سپرهاي ايمني در برابر اتخاذ و انطباق با برآوردهاي خيلي بالا يا خيلي پائين در نظر گرفته شود.
هر دوي اين حالت هاي افراطي در برآورد بودجه مشكلاتي را در سازمان بوجود مي آورند و نيروي انساني سازمان تجاري را تضعيف مي كنند. بنابراين حداكثر دقت بايد براي تعيين اهداف بعمل آيد به طوريكه انگيزه كارمندان و مسئوليت فردي از يك سو بر انگيخته شده و از سوي ديگر عملكردهاي ضعيف بهبود يابد.
دوره زماني مناسب: (4
هر موسسه تجاري نياز به يك بودجه كوتاه مدت و يك بودجه بلند مدت دارد. بودجه فروش, بودجه پرداخت هاي عمليات, بودجه دخل و خرج و بودجه موجودي, بودجه هاي كوتاه مدت معمول هستند. از طرف ديگر, بودجه سرمايه گذاري, بودجه تحقيقات و بودجه آموزش و پيشرفت مديران بودجه هاي بلند مدت معمول در موسسات تجاري به شماره مي روند.
آماده سازي بودجه هاي سالانه, بودجه بندي كوتاه مدت ناميده مي شود, در صورتي كه بودجه هاي پنجساله يا ده ساله بودجه بندي بلند مدت نام دارد. در بودجه بندي كوتاه مدت, دوره زماني بودجه معمولاً يكسال است. بودجه براي يكسال آماده مي شود و هر شش ماه يا سه ماه يكبار مرور مي شود. در حقيقت بودجه بندي يك فرآيند مداوم بوده و نيازمند هماهنگي كامل بين بودجه هاي بلند مدت و كوتاه مدت است.
ارتباط بين موضوعات برنامه ريزي :(5
اگر بنابر آن باشد كه بودجه هاي بخش هاي سازمان و بودجه هاي فرعي طوري آماده و تفسير شوند كه در كل سازمان با هم سازگاري و هماهنگي داشته باشند, ارتباط بين مقدمات برنامه ريزي حائز اهميت مي باشد. بودجه هاي فرعي كه اكثراً با يكديگر رابطه متقابل دارند بايد در هنگام برنامه ريزي بر اساس مفروضات يكساني آماده شوند تا هماهنگي عملي در بين بخش هاي مربوطه حفظ گردد.
آمادگي انعطاف پذيري: (6
در بودجه بندي هيچ چيز خشك و انعطاف ناپذيري نبايد وجود داشته باشد و بودجه ها هميشه بايد انعطاف پذيري لازم براي مقابله با تغيير شرايط را داشته باشند. قابليت انعطاف يكي از جنبه هاي مهم واساسي بودجه بندي است. اما انعطاف پذيري نبايد توسط مديران عمل كننده به عنوان عذري براي كاهش عملكردشان تلقي شود. جز در مواردي كه دلايل كافي وجود داشته باشد, هيچگونه تغييري نبايد در بودجه اي كه در حال اجراست داده شود. ايجاد هرگونه تغييري در ارقام بودجه همواره بايد در بالاترين سطح مديريت و پس از مداقه كامل انجام شود.
حفظ قابليت انعطاف در بودجه بندي :
اطمينان كامل نداشتن از نيازهاي مشتريان, كمبود مواد و مصالح, مناقشات كارگري و اولويت هاي ناشي از قراردادهاي دولتي, پيش بيني كسب و كار تجاري و آماده سازي بودجه هاي دقيق را به كاري مشكل بدل كرده است. در نتيجه, بودجه بندي از بسياري جهات با درجه اي از انعطاف پذيري انجام مي شود, يعني انعطاف براي انحراف از برنامه يا ويرايش ماه به ماه برآوردهاي بودجه به منظور فائق آمدن بر تغيير شرايط برنامه آماده سازي بودجه كه يك سري برآوردهاي بودجه اي را براي سطوح مختلف فروش و توليد قابل انتظار تحت شرايط متغير دوره زماني بودجه تهيه مي كند.
يك شركت آبجو سازي يعني شركتي كه بخاطر تغييرات آب و هوائي, عرف مرسوم و نيازهاي نظامي پيش بيني كردن فروش و توليد آن كار مشكلي است, طرح زير را براي آماده سازي بودجه اتخاذ كرده است. با بهترين اطلاعات راهنماي موجود مانند پتانسيل نياز به محصولات شركت, برآوردهاي كلي فروش, توليد و هزينه ها براي دوره زماني يك ساله بودجه اين شركت آماده مي شود, اما بودجه ها به طور مفصل آماده نمي شوند و به عنوان يك ابزار مركزي به روسا داده نمي شوند. با برآوردهاي كلي كه راهنماي كار به شمار مي آيند, بودجه مفصل براي يك دوره 3 ماهه در اول هر فصل آماده مي شود. بعد در شروع هر ماه برآورده هاي بودجه براي آن ماه بدقت بررسي و مرور شده و يك ويرايش در مورد هر بــرآوردي كه به نظر مي رسد ارتباطي با فعاليت هاي فروش و توليد قابل انتظار در آن ماه ندارد بعمل مي آيد. در اين شركت كميته بودجه به طور دائمي برآوردهاي هزينه و طرح هاي توليد را مرور و ويرايش مي كند.
محدوديت هاي بودجه :
اكثراً از يك سيستم بودجه بندي ظرف يك مدت كوتاه انتظارات زيادي مي رود. بايد بدانيم كه هيچ بودجه اي بهتر از انسانهائي كه آن را اجرا ميكنند نيست و نمي توان رفتارها و علاقه منديهاي مردم را يك شبه تغيير داد. ايده بودجه بندي بايد گفته شود و علاوه بر آن بايد نشان داده شود. بودجه ممكن است در يك بخش پذيرش و اثر سريعي داشته باشد در حاليكه در ساير بخش تنها با بي ميلي مورد پذيرش قرار گيرد. بعضي ها بودجه را تنها به عنوان يك كنترول منفي و چيزي كه بايد در مقابل آن مقاومت كرد و حتي الامكان آن را به تعويق انداخت به حساب مي آورند . بعضي ها هم تنها به تأييد زباني ايده بودجه بسنده مي كنند اما در ذهن خود معتقدند كه بودجه حتي در يك بخش هم قادربه عملكرد نيست. شانس يك بودجه آنست كه بگوئيم بودجه در آن بخش كار نمي كند مگر آنكه اراده و خواست عمل كردن آن ايجاد شده باشد. بودجه بندي يك وسيله برنامه ريزي, كنترل و هماهنگي است و بايد با همكاري انجام گيرد. زمان نيز طبيعتاً يك عامل مهم به شمار مي رود.
تهيه شده توسط وحيد احمدي
با تشكر از استاد محترم اقاي عاقلي
